При финансовой поддержке Министерства промышленности, предпринимательства и торговли Пермского края

получите персональную консультацию
(342) 211-05-20
Заявка на микрозайм
Карта сайта

Навигация

СТАТУС ЗАЯВКИ

Проверить

Заявка на микрозайм
Только для ИП, КФХ и ЮР. ЛИЦ
Микрозайм
ПОДАТЬ ЗАЯВКУ

Новости

Новости

20-11-2018Новый гост для оформления документов.

Новый гост для оформления документов.

 

ГОСТ Р 7.0.97-2016 является добровольным — его можно и не использовать или применять частично. Но если у Вас нет корпоративных стандартов, то лучше применять его требования. Все-таки это действующий гост и он утвержден.

Главные требования для удобства пользования мы свели в одну таблицу.

Зачем нужен гост для документов.

 

  • От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить.
  • Гост — это опорная точка: Вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
  • За неприменение госта штрафов нет. Но если Вы публично заявили, что Вы оформляете документы по госту, — тогда должны применять его обязательно.

Как составлять документы по госту.

 

  • Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  • Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  • В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  • Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  • У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  • Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  • Печать не должна заходить на подпись.
  • Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  • На копии надо написать, где находится подлинник.
  • Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Многостраничный документ.

 

  • Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
  • У некоторых документов может быть титульный лист (например, у устава компании). Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
  • Рекомендуются следующие бесплатные шрифты:
  • Times New Roman, размеры 13, 14.
  • Arial, 12, 13.
  • Verdana, 12, 13.
  • Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

  • В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы.

 

  • Абзацный отступ — 1,25 см.
  • Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
  • Вот требования к интервалам:
  • Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  • Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  • Между буквами — обычный.
  • Между словами — один пробел.
  • Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  • Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.
  • Минимальные поля для всех документов:
  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.
  • Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Для электронных документов это не так важно, хотя и для них гост тоже работает.

Выравнивание — по ширине.

 

  • Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
  • Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

Обратите внимание, что выравнивая документ по ширине листа, нужно включить переносы, иначе между словами будут огромные дыры.

Реквизиты документа.

 

  • Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
  • В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
  • По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
  • Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
  • 19.10.2018;
  • 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают

 

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают.

Отметка о коммерческой тайне.

 

  • Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Обратите внимание, что эта рекомендация, противоречит закону. Такую отметку нужно ставить на каждом листе! Иначе потом не докажете, что конфиденциален весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда.

 

  • Адресата всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.
  • Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору

ООО «Ромашка» 
Иванову И. И.

  • Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

  • Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» 
Начальнику транспортного цеха 
Петрову П. П.

  • Изменилось место для инициалов адресата.
  • По старому госту их следовало писать перед фамилией: И. И. Иванову
  • А по новому госту — после фамилии: Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько.

 

  • По госту в документе не должно быть больше 4-х адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть 2 варианта:
  • составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  • указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.
  • Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».
  • Гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше 4-х без потери информативности. Еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа.

 

  • Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

 
  • Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы.

 

  • Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.
  • Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст.

 

  • Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать, как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа

Форма обращения

Пример

Приказ

Первое лицо, единственное число

Приказываю

Документ от имени органа из нескольких человек

Третье лицо, единственное число

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Протокол

Третье лицо, множественное число

Выступили, слушали, решили

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Третье лицо, единственное или множественное число

Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали

Деловые и служебные письма

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

 

С какой буквы писать должность.

 

  • По госту с большой, но только в обращениях. Решать Вам самим.
  • Можно по госту писать «уважаемый» причем с восклицательным знаком, вот так:
  • Уважаемый господин Губернатор!
  • Уважаемый господин Иванов!
  • Уважаемая Елена Ивановна!

Подпись — инициалы вперед.

 

  • В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов.
  • Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать.
  • Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.
  • На фирменном бланке не указывают название компании в подписи.
  • Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подпись директора, а потом главбуха.

  • Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи.

  • Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

Внимание! Если Вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи — лучше перепроверьте ее, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту.

Как ставить печать.

 

  • Печать не должна перекрывать ручную подпись. Это не по госту.
  • Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

 

  • Отметку о том, что это копия, и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

  • Так заверяют копию трудовой книжки по госту
  • Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка»».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию.

 

  • Если Вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Что делать для соблюдения госта?

 

  • Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов.
  • Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.
  • В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Раньше было 3 формы, а теперь их 7. Там есть готовые форматы бланков. Если у Вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

 

предоставлено микрозаймов : 1994
на общую сумму : 1669514913 руб.

 

               

 

 

 

раскрытие информации

Ваша заявка отправлена

Мы свяжемся с Вами в рабочее время с 9.00 до 18.00

Закажите звонок

Имя *
Ваш E-mail *
Ваш телефон *
Сообщение *
* Captcha:

Обновить
 
Нажимая кнопку "отправить" я даю согласие АО "Микрофинансовая компания Пермского края" на обработку своих персональных данных в порядке, установленном Политикой в отношении обработки персональных данных АО "Микрофинансовая компания Пермского края" и подтверждаю, что ознакомлен с Политикой

Заявка на микрозайм

Информация о контактном лице *
Ваш E-mail *
Пожалуйста укажите телефон *
Откуда узнали о микрозаймах МФО ПЦРП
На какие цели нужен микрозайм
* Captcha:

Обновить